对于ISO9001质量管理体系中不合格项的事实和证据内审员要做好记录，以便于查证。不合格项的事实要得到产生不合格项部门的负责人的确认。受审核部门如果对不合格项有意见分歧，审核组应向其做出耐心的解释，并提供相应的证据，也可以带受审核部门的代表到产生不合格项的地方去重新查证。

经审核组讨论决定，受审核部门确认的不符合项，由该审核员负责编写不合格报告。

一、不合格报告的主要内容

1、不符合实施的描述；
2、判为不符合项的理由；
3、不符合的审核准则及时对应的条款；
4、不符合项的性质；
5、审核员和受审核部门代表的签字。

二、编写不合格报告时的注意事项

1、要注意准确描述不符合的事实，包括时间、事件、人物（一般不直接写人名，而职务、工位号等）、地点；

2、力求精练，还要具有可重查性和可追溯性；具有可重查性和可追溯性就是要求将不符合事实发生的地点（车间、工段、部门）、设计的设备（设备号）、文件、记录（文件、记录日期与编号）、人员都描述清楚，便于重新查证。

3、判为不符合项的理由也要在事实的描述中自然带出，要注意便于受审核方理解和采取纠正措施。

4、不符合的事实要经过受审核方的确认。

现场审核中最重要的工作是确定不符合项和编写不符合项报告。在现场审核中，一旦发现不符合，就应编写不符合项报告。

           (1)不符合项定义

           不符合项定义是：没有满足某个规定要求的项目。这里的规定要求主要有：

           ①《职业安全健康管理体系审核规范》、《职业安全健康管理体系指导意见》；

           ②用人单位的职业安全健康管理手册、程序文件及其它相关的职业安全健康管理文件；

           ③适用于受审核方的法律、法规、标准及其它要求。

           (2)不符合项的类型

           体系在建立和实施过程中，可能出现以下几类不符合项：

           ①体系性不符合
          
      体系文件与有关的法律、法规标准及其它要求不符。比如，建立的文件化的管理体系不完整，未涵盖所选定的体系要素要求；文件中没有对国家法律、法规的规定提出明确要求。

           体系性不符合的另一种表现形式是缺少一些具体内容，也就是说体系标准要求应该建立的文件化程序或作业指导书没有建立。

           ②实施性不符合
          
      体系在实际运行过程中，有的部门、班组、岗位未按文件规定去执行。比如：某一工厂体系文件规定员工进入生产现场必须佩戴安全帽，一开始大家都遵守，但后来执行得就参差不齐了。这就是一种实施性不符合。

           ③效果性不符合
          
      体系文件按标准或其它要求作出了明确的规定要求，而实施过程中也确实多数都按规定执行了，但由于实施不够认真或某些偶发原因而导致效果未能达到规定要求。比如，对某一装置进行检修，操作人员按有关规定要求进行停车、置换等—系列准备工作，但由于一些客观因素，如气压不足，致使置换不彻底，结果发生意外事件。这种不符合就是效果型不符合。

           (3)不符合项的程度分类

           审核中可能发现很多不符合项，按不符合的程度分为“严重不符合项”和“一般不符合项”。

           ①严重不符合项

           出现下列情况之一，即构成严重不符合项：

          
      a．体系运行出现系统性失效。如某一要素、某一关键过程重复出现失效现象。即多次重复发生不符合现象，而又未能采取有效的纠正措施加以消除。例如，某用人单位有“危险性作业审批与管理程序”，但审核时竞没有一起完善有效的审批记录，询问现场人员又常有高处作业等现象，这就形成了系统性失效。
          
      b．体系运行出现区域性失效。如某一部门、要素的全面失效现象。例如，某一部门从主任到一般员工皆未按文件规定要求穿戴防护服，又如电焊机、手持电动工具均未按周期进行绝缘测试等。

      c．发生意外事件，造成人、财、物的损失。一般指发生重伤以上事故或一次多人轻伤及中毒的事故。

           ②一般不符合项

           出现下列情况之一，即构成一般不符合项：
          
      a．对满足体系要素或体系文件的要求而言，是个别的、偶然的、孤立的、性质轻微的问题。如文件中的不严谨或有漏洞，现场少数的记录不实或中断，现场人员安全知识不全面等。

      b．对保证所审区域体系的有效性而言，是次要问题。如设备有一定缺陷，个别人员穿戴防护品不全等。

           不符合项的判断对审核结论有决定性影响，对受审核方能通过职业安全健康管理体系认证起到关键性作用，因此在判定时审核员应极为谨慎。

           (4)不符合项判定原则

           ①最贴近原则

           在审核时可能有些事实找不到完全对号入座的条款，此时，应以最接近的条款为判别准则。

           ②自上而下原则
          
      在审核中，发现的事实可明确地判定为与《职业安全健康管理体系审核规范》或《职业安全健康管理体系指导意见》某条款不符的，则按《审核规范》或《指导意见》判定。如果没有明确的规定条款，可按用人单位的职业安全健康管理手册、程序文件、作业文件等依次对照判定。

           ③最有效原则

           当存在多种判断时，则应向最有利于改进、最易见效果的条款处判。

           ④最关键原则

           当同时存在多个问题时，应以最关键的问题或最关键的客观证据为主进行判断。

           ⑤最直接原因原则

           有些问题应透过现象看本质，向问题产生的最直接原因处判。

           ⑥合并同类项原则

           相同或类同的轻微不符合项，可采取合并同类项的方法。

           (5)不符合项报告
          
      不符合项报告的编写应简单明了，说明问题。不符合项报告无固定格式，可自行设计，但必须要满足“4C”要求，即complete（完全），correct（正确），clear（清楚），concise（简明）。